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人事檔案相關問題存疑惑?興港投資HR為您解答

來源:興港投資時間:2019-01-21 08:49:38

導語:2017年,興港投資獲批人事檔案自主管理資格,成為航空港實驗區首家具有人事檔案自主管理權的企業。經過一年時間的完善,公司人事檔案管理的軟硬件設施已全部建成,近期將啟動人事檔案集中管理工作。

此前,小編曾發布人事檔案知識科普帖,并對興港投資人事檔案庫房進行探訪,不少小伙伴在后臺留言,希望將流動在外的人事檔案轉移至公司。那么,企業集中管理人事檔案對員工有什么好處?轉接手續如何辦理?又有哪些注意事項?興港投資人力資源部HR一一為您解答。

1.人事檔案是什么?為什么會有人事檔案?

答:人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動過程中形成并經組織審查或認可的,記述和反映人員經歷和德才表現等情況的、以個人為單位的組卷,按照有關規定整理,由組織集中保存的以備查考的文字等形式的歷史記錄。人事檔案是干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案的總稱,是國家檔案管理體系的重要組成部分,它是全面地、歷史地考察了解和正確使用人才的主要依據。

人事檔案產生于人事管理活動,有了對人的管理,就有了對人進行記錄和管理的人事檔案。

2.人事檔案里面包含什么材料?

答:人事檔案的內容因個人情況而各不相同,但總體上來講,反映人事檔案內容的材料主要包括以下十個方面: (1)履歷材料;(2自傳及屬于自傳性質的材料;(3)鑒定、考核、考察材料;(4)學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料;(5) 政審材料;(6)加入黨團材料;(7)獎勵材料;(8)違反黨紀、政紀、國法等材料;(9)工資材料,干部任免材料,錄用、聘干、解聘、辭聘、退休、轉業等審批材料,出國、出境、黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會登記表;(10)其他可供組織參考有保存價值的材料。

3.人事檔案有什么用?

答:人事檔案分門別類地記載著個人的工作情況、學習經歷、獎懲情況、黨團情況、調動情況等,校園學習、就業升職、辦理社保退休、證明親屬關系、政審等都需要用到。

4.如何查閱人事檔案?

答:因工作需要,上級有關部門、集團公司、子集團及權限范圍內三級企業黨組織、人力資源管理部門按照規定程序,可查閱人事檔案,其他單位及個人確因工作原因需要查閱的,按照隸屬關系或人事關系由上述單位或部門代為查借閱。

5.什么情況下人事檔案需要轉接?

答:高校畢業生畢業離?;蛟诼殕T工辭職、調動工作時,通常會辦理人事檔案轉接手續。

6.人事檔案如何轉遞?

答:人事檔案傳遞原則上應通過機要交通傳遞或派專人取送,調出或辭職人員檔案按接收單位要求協助轉遞。

7.檔案管理單位收集人事檔案材料的標準是什么?

答:形成和收集人事檔案材料是人事檔案工作中的起始環節,它的質量好壞直接影響人事檔案材料的鑒別、整理工作,也會影響到人事檔案作用的發揮。為此,收集人事檔案材料必須符合以下四個方面的質量要求:

(1)必須是辦理完畢的正式材料。正在辦理過程中的材料,不能作為人事檔案材料歸入檔案。

(2)材料的內容要真實完整。

(3)材料手續要完備。形成歸檔的材料,必須簽署時間、單位或個人名稱,組織形成的必須加蓋公章。

(4)用紙規格、書寫規范。人事檔案材料,應統一規格辦公用紙,不得使用破損紙張。材料不得使用圓珠筆、鉛筆,或紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。文字要清楚,不得圈改、涂抹。左邊要留出一定的空位置,便于裝訂。

8.為什么要進行人事檔案整理?

答:第一,整理工作是將雜亂零散的人事檔案材料轉化為有條理、有系統的人事檔案的必經之路。未經整理的檔案材料只是構成人事檔案的因素,并不能稱之為檔案。人事檔案材料只有經過整理,并轉化為工作后,才稱得上科學意義上的人事檔案。

第二,整理工作是保證人事檔案完整與安全的重要手段。檔案材料經過整理裝訂,能夠有效地防止和糾正零散材料在查閱和轉遞過程中的錯裝、混裝等差錯;能夠有效地避免或防止材料散失;維護人事檔案的完整與安全。

第三,整理工作是加強人事檔案保管工作的重要基礎。未經整理的檔案雜亂無章、眉目不清,查閱時不得不將所有材料件件過目,這樣既增加了查閱的困難,易出差錯,又容易損壞檔案材料。

第四,整理工作是方便快捷利用人事檔案的重要條件。檔案經過整理,可以檢查材料收集有無遺漏或重復,檢驗鑒別工作質量,促進材料的收集歸檔和鑒別工作。同時,分門別類、排列有序的人事檔案可使閱檔者有規律可循,從而提高利用效率。

9.我的人事檔案材料有缺失,哪些材料需要本人補辦?哪些材料是公司可以代為補充的?

答:員工在學校、原單位產生相關材料缺失須由本人補辦;員工在現單位期間產生的相關材料由公司進行收集歸檔。

10.人事檔案寄存在原單位、人才中心和現單位有什么區別?

答:人事檔案寄存在原單位、人才中心,會造成員工在現單位產生的一些重要材料不能及時歸檔,影響員工升學、調動、晉升、獎懲、以及評審職稱、考取編制、開具證明等事項。

11.我的檔案放在公司安全嗎?

答:安全。公司目前配備有業內領先的檔案管理設備,庫房滿足國標“十防”要求,且具有科學合理的檔案管理制度和流程體系,配有1名專職人員管理,檔案管理安全、規范。

12.什么情況下需要調閱人事檔案?

答:目前計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案。

13.如因個人需要調用,我的人事檔案能否隨用隨???需要走什么流程?

答:個人確因工作原因需查閱檔案的,可向其所在單位人力資源管理部門提出申請,由其代為查借閱。

14.如果離職或者退休,存在公司的人事檔案將何去何從?

答:退休員工的人事檔案仍由原人事檔案管理機構繼續保管;離職員工應按規定將人事檔案轉移至新工作單位或人才中心。

集團公司人力資源部將于近期舉辦專題培訓,屆時將對重點問題進行更詳盡的解答。(文/人力資源部 徐磊 李經緯)